Pomysł na aplikację dla restauracji — ile firm, kto już im sprzedaje, gdzie jest luka?

Ile firm naprawdę jest w tej branży?

Rejestr podaje 65 727 podmiotów z podklasy PKD 56.10.A, czyli restauracji i innych stałych placówek gastronomicznych, na 30 czerwca 2026 roku. GUS liczy tu tylko podmioty, których zgłoszenia do REGON wskazują na prowadzenie działalności. Cały dział 56, razem z barami, cateringiem i stołówkami, to 102 488 wpisów.

Wpis nie jest jednak lokalem. GUS szacuje 29 546 restauracji jako placówek na 31 grudnia 2024 roku, czyli ponad dwa razy mniej, niż jest wpisów w rejestrze. Restauracja to w tej statystyce lokal z pełną obsługą kelnerską, a bary i bistra GUS liczy osobno. Liczby mają różne daty i definicje, więc pokazują rząd wielkości.

Rejestr ma też podwójne wpisy. W podklasie 56.10.A jest 26 100 osób prawnych i jednostek bez osobowości prawnej, a wśród nich 9 610 spółek cywilnych. Wspólnicy takiej spółki sami są przedsiębiorcami, więc mogą wystąpić w rejestrze drugi raz, wśród 39 627 osób fizycznych prowadzących działalność.

Podstawa: artykuł 4 ustęp 2 ustawy Prawo przedsiębiorców (tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1480).

Najwęższe sito to zatrudnienie. Tylko 2 879 podmiotów z podklasy 56.10.A deklaruje co najmniej 10 pracujących, czyli 4,4% wpisów. Dla całego działu 56 rejestr podaje 3 410 takich wpisów, a badanie GUS o technologiach informacyjnych 3 702 firmy od 10 pracujących, więc obie miary są zbieżne.

Do rachunku bierzemy 29 546 lokali, bo systemy dla gastronomii liczą opłatę za lokal albo za stanowisko, a nie za wpis w rejestrze. Liczba 2 879 to dolna granica dla pomysłów, które zakładają dział kadr i grafik dla kilkunastu osób.

Rachunek nasycenia na liczbach GUS, czyli ile lokali musiałoby płacić, żeby system się spiął, stoi w tekście Czy jest miejsce na aplikację dla restauracji i małej gastronomii w Polsce. Metodę korekty rejestru opisuje tekst o tym, ile naprawdę firm jest w branży.

Kto już im sprzedaje oprogramowanie i za ile?

Dziewięć systemów dla lokali sprawdziliśmy 29 września 2026 roku na stronach producentów. Siedem podaje kwotę, dwa odsyłają do wyceny, a dwa z siedmiu nie oznaczają, czy kwota jest netto. Żadna cena poniżej nie pochodzi z porównywarki, bloga ani strony partnera.

Obok systemów kasowych działają narzędzia, które obsługują jeden proces lokalu. Dwa pierwsze sprzedają się gastronomii i salom, dwa ostatnie każdej firmie z grafikiem.

Test nasycenia wypada jednoznacznie. Dziewięć systemów dla lokali to trzy razy więcej niż próg trzech, więc kasa, stoliki, zamówienia online i magazyn są obsłużone. Nowy pomysł musi być niszą w niszy, czyli procesem z terminem, którego cenniki nie nazywają.

Szczegóły czterech systemów z tabeli: GoPOS — cennik i co robi, PAPU.io — cennik i co robi, Dotykačka — cennik i co robi oraz UpMenu — cennik i co robi.

Co sprawdziliśmy: strony cenników dziewięciu systemów i czterech narzędzi z drugiej tabeli oraz wyszukiwarkę po frazach o przyjęciach okolicznościowych i salach bankietowych. Nie przeszukiwaliśmy sklepów z aplikacjami ani modułów w systemach hotelowych, więc „nie znaleźliśmy” nie znaczy „nie ma”.

Trzy pomysły na aplikację dla restauracji

Każdy z trzech pomysłów wychodzi od obowiązku z datą, którego kasa nie pilnuje. Luki w rachunku marży osobno dla sali i platform dostaw tu nie powtarzamy.

1. Impreza firmowa od zadatku do faktury końcowej

Zadatek wpłacony przy rezerwacji sali ma dwa skutki naraz. Cywilnie zalicza się na poczet ceny, gdy impreza się odbędzie, a gdy klient nie wykona umowy, lokal może od niej odstąpić i zadatek zachować. Podatkowo to zapłata przed wykonaniem usługi, więc obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania.

Podstawa: artykuł 394 Kodeksu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 795) oraz artykuł 19a ustęp 8 ustawy o podatku od towarów i usług, który wymienia zadatek wprost.

Gdy płaci firma, lokal wystawia fakturę zaliczkową najpóźniej piętnastego dnia miesiąca po wpłacie, a od 1 kwietnia 2026 roku faktura dla firmy powstaje w KSeF. Faktury zaliczkowej nie trzeba, gdy zadatek wpłynął w tym samym miesiącu, w którym odbyła się impreza.

Podstawa: artykuł 106b ustęp 1 punkt 4 i ustęp 1a oraz artykuł 106i ustęp 2 ustawy o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1263).

Kto płaci i ile: restauracja z salą na przyjęcia. Za rezerwacje rynek płaci 290 zł netto rocznie w zarezerwuj.pl, czyli 24,17 zł miesięcznie w rachunku redakcji, albo 49 zł netto miesięcznie za lokal w UpMenu, jako dodatek do modułu podstawowego od 9 zł (cenniki, odczyt 29 września 2026 roku).

Część tej drogi już jest w cennikach. GoPOS wymienia faktury zaliczkowe, Restaumatic przedpłatę dla cateringu, a Ceremoni zaliczki i raty dla sal weselnych. Pomysł to jedna ścieżka dla imprezy firmowej: umowa, liczba gości, zadatek, faktura zaliczkowa w KSeF i faktura końcowa pomniejszona o zadatek.

Dlaczego teraz: grudzień 2026 roku to pierwszy sezon firmowych wigilii z KSeF, a zadatek wpłacony w listopadzie wymaga faktury zaliczkowej do 15 grudnia. Od 1 stycznia 2027 roku wygasają wyjątki dla faktur do 10 000 zł miesięcznie i faktur z kas — opisuje je tekst o KSeF dla mikrofirm od 2027 roku.

Popyt sprawdzisz w 30 dni: zapytaj dwadzieścia restauracji z salą, ile zadatków od firm mają na grudzień i kto wystawia do nich faktury zaliczkowe. Jak policzyć taki test, rozkłada Jak w 30 dni i za mniej niż 500 zł sprawdzić, czy firmy z branży zapłacą za aplikację?

2. Zezwolenie na sprzedaż alkoholu: oświadczenie i trzy raty

Ustawa zna trzy rodzaje zezwoleń, a lokal płaci gminie osobno za każde, które ma, i sam pilnuje terminów. Do 31 stycznia składa oświadczenie o wartości sprzedaży z poprzedniego roku, liczonej oddzielnie dla każdego rodzaju napojów. Opłatę wnosi w trzech ratach, do 31 stycznia, 31 maja i 30 września, albo jednorazowo do 31 stycznia.

Podstawa: artykuł 11¹ ustęp 4, 7 i 9 ustawy z 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity Dz.U. 2023 poz. 2151).

Przez 30 dni po terminie można jeszcze złożyć oświadczenie albo wnieść ratę, ale z dopłatą 30%, potem zezwolenie wygasa. O nowe zezwolenie przedsiębiorca może wystąpić dopiero po 6 miesiącach od decyzji o wygaśnięciu.

Podstawa: artykuł 18 ustęp 12 punkt 5 oraz ustępy 12a, 12b i 13 tej samej ustawy.

Kto płaci i ile: lokal z zezwoleniem. Przy sprzedaży poniżej progów opłata wynosi 525 zł rocznie za zezwolenie na napoje do 4,5% alkoholu i piwo, 525 zł za napoje od 4,5 do 18% bez piwa i 2 100 zł za napoje powyżej 18%. Trzy zezwolenia kosztują wtedy 3 150 zł.

Powyżej progów opłata to procent wartości sprzedaży z oświadczenia: 1,4%, gdy przekroczy 37 500 zł, w dwóch pierwszych rodzajach i 2,7%, gdy przekroczy 77 000 zł, w trzecim. Lokal, który wykaże 100 000 zł w pierwszym rodzaju, zapłaci za to zezwolenie 1 400 zł (artykuł 11¹ ustęp 2, 5 i 6, rachunek redakcji).

Gminy wykazały na 31 grudnia 2024 roku 40 631 lokali gastronomicznych z zezwoleniem na sprzedaż w miejscu. W 2024 roku 2 527 zezwoleń, łącznie ze sklepami, wygasło za brak oświadczenia albo opłaty (zestawienie KCPU-G1, wyniki wstępne z 28 października 2025 roku).

W cennikach dziewięciu systemów z tabeli nie znaleźliśmy pozycji o oświadczeniu ani o ratach, a Doty+KSeF liczy koszty z faktur zakupowych, nie terminy gminy. Pomysł to kalendarz zezwoleń z podziałem sprzedaży na trzy rodzaje z ustawy, spięty z raportem kasy.

Dlaczego teraz: ostatnia rata za 2026 rok przypadła na 30 września 2026 roku, a następny termin, 31 stycznia 2027 roku, łączy oświadczenie za cały 2026 rok z pierwszą ratą za 2027 rok. Popyt sprawdzisz w 30 dni: zapytaj piętnaście lokali, jak liczą sprzedaż w trzech rodzajach do oświadczenia i czy płaciły kiedyś dopłatę 30%.

3. Grafik, który pilnuje powiadomień o pracy cudzoziemca

Od 5 marca 2026 roku lokal, który zatrudnia cudzoziemca korzystającego z ochrony czasowej, powiadamia powiatowy urząd pracy w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Drugie powiadomienie, też w 7 dni, jest potrzebne, gdy zmniejszy się liczba godzin podana w pierwszym, spadnie stawka albo zmieni się rodzaj umowy lub stanowisko.

Podstawa: artykuł 5a ustęp 1 i 5 ustawy z 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, dodany ustawą z 23 stycznia 2026 roku (Dz.U. 2026 poz. 203). Ustęp 5 mówi wprost o obywatelu Ukrainy.

Grafik jest pierwszym miejscem, w którym widać taką zmianę: jeśli lokal obniża uzgodnioną liczbę godzin poniżej tej z powiadomienia, zaczyna biec 7-dniowy termin. Za niedopełnienie obowiązku grozi grzywna od 1 000 do 3 000 zł, według artykułu 84 ustęp 6 tej ustawy w brzmieniu z 2026 roku.

Kto płaci i ile: lokal zatrudniający cudzoziemców. Na koniec 2025 roku ZUS liczył 69 193 cudzoziemców zgłoszonych do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych przez płatników z sekcji I według PKD 2007 i 24 594 u płatników już na PKD 2025. Sekcja I to gastronomia razem z zakwaterowaniem.

Grafik z rejestracją czasu pracy kosztuje w Kadromierzu 15,99 zł netto za osobę miesięcznie przy płatności rocznej i 18,99 zł przy miesięcznej. W cennikach Kadromierza i inEwi nie znaleźliśmy słowa „cudzoziemiec”, a pomysł to reguła w grafiku, która zna treść powiadomienia i pilnuje terminu.

Dlaczego teraz: obowiązek działa dopiero od 5 marca 2026 roku, więc lokale przechodzą z nim pierwszy sezon. Popyt sprawdzisz w 30 dni: zapytaj dziesięć lokali zatrudniających obywateli Ukrainy, ile powiadomień złożyły od marca i ile razy zmieniały godziny.

Dla kogo to jest?

Dla praktyka, który prowadzi lokal albo nim zarządza i zna te terminy z własnego kalendarza: wie, kiedy gmina upomina się o ratę, jak wygląda umowa na firmową wigilię i ile razy w sezonie zmienia się grafik. Ma też dostęp do pierwszych klientów, czyli sąsiednich lokali i ich dostawców.

Nie musi pisać kodu, stawiać serwerów ani projektować zabezpieczeń danych pracowników. To robota zespołu technicznego, który odpowiada za budowę, połączenie z KSeF i kasą, kopie zapasowe i utrzymanie.

Układ, który działa, to para: praktyk odpowiada za proces, pierwszych klientów i sprzedaż w branży, zespół techniczny za kod i infrastrukturę. Jak dzielą się te role, opisuje Czego nie musisz umieć, żeby mieć aplikację dla swojej branży — i jak dzielą się role z zespołem, który buduje?

Kiedy narzędzie robione dla własnego lokalu ma sens jako produkt dla innych, rozkłada tekst Zbudować narzędzie dla siebie czy produkt dla całej branży?

Co musi umieć taka aplikacja i jak powstaje?

Rdzeń jest wspólny dla trzech pomysłów: kalendarz terminów z przepisu, połączenie z danymi kasy i grafiku oraz wysyłka dokumentów do KSeF albo do urzędu. Do tego dochodzą rozdzielone dane każdego lokalu, bo klientami będą konkurenci z tej samej ulicy.

Pełną listę modułów z podstawą prawną i cenami gotowców rozkłada Co musi umieć aplikacja dla restauracji — grafik, zamówienia i rozliczenia? Drogę od zakresu do startu opisuje Jak przebiega tworzenie aplikacji dla firmy krok po kroku — od zakresu do startu?