Pomysł na aplikację dla firmy szkoleniowej — ile firm, kto już im sprzedaje, gdzie jest luka?

Ile firm szkoleniowych naprawdę jest w Polsce?

Rejestr pokazuje 48 131 podmiotów w podklasie PKD 85.59.B, czyli w pozostałych pozaszkolnych formach edukacji (GUS, stan na 30 czerwca 2026 roku). To sufit, nie rynek: 46 503 z nich deklaruje od zera do dziewięciu pracujących.

Firm z zespołem jest 1 628: 1 343 deklaruje od 10 do 49 pracujących, 277 deklaruje od 50 do 249, a osiem — 250 i więcej. Osób fizycznych prowadzących działalność jest w tym kodzie 34 484, osób prawnych i jednostek bez osobowości prawnej — 13 647.

Podklasa 85.59.B zbiera to, czego nie da się przypisać gdzie indziej: szkolenia dla firm, kursy zawodowe, korepetycje, koła zainteresowań. Nauka języków obcych ma osobny kod 85.59.A z 18 809 podmiotami, a szkoły jazdy kod 85.53.Z z 7 204 podmiotami.

Dane pochodzą z tablic kwartalnych rejestru REGON za drugi kwartał 2026 roku, arkusze 1, 4, 5 i 7. W 85.59.B sektor publiczny to 1 145 podmiotów, sektor prywatny 45 458, a 1 528 wpisów GUS zalicza do kategorii bez ustalonej formy własności.

Drugą liczbę dawał Rejestr Instytucji Szkoleniowych, który działał do 31 grudnia 2025 roku. W analizie za 2024 rok Wojewódzki Urząd Pracy w Białymstoku podaje 417 instytucji w województwie podlaskim i zaznacza, że stanowią one 2,35 procent wszystkich instytucji w kraju.

Z tych dwóch liczb wychodzi około 17,7 tysiąca instytucji w całym rejestrze. To przeliczenie redakcji, nie liczba ze źródła: gdyby odsetek policzono od 447 podmiotów razem z filiami, wynik rośnie do około 19 tysięcy. Ogólnopolskiej sumy z datą stanu w tej analizie nie ma.

Do rachunku bierzemy 1 628 firm z co najmniej dziesięcioma pracującymi. To one mają koordynatora szkoleń, grafik i podwykonawców, czyli procesy, za których obsługę ktoś podpisuje abonament. Metodę oddzielania rejestru od rynku opisuje tekst o tym, ile naprawdę firm jest w branży.

Ilu z nich płaci już za oprogramowanie, nie wiadomo. Badanie GUS o technologiach informacyjnych obejmuje firmy od dziesięciu pracujących, ale jego przekrój branżowy nie zawiera sekcji P, czyli edukacji (tablica 12, publikacja 8 grudnia 2025 roku).

Dlatego w karcie liczb nie ma kafla z odsetkiem płacących za oprogramowanie — dla tej branży nie istnieje liczba, którą można by tam wpisać. Jak taki odsetek liczyć tam, gdzie dane są, pokazuje osobny tekst o tablicach GUS.

Kto już im sprzedaje oprogramowanie i za ile?

Polskich narzędzi z jawnym cennikiem, które celują w firmę szkoleniową, znaleźliśmy sześć. Najtańsze kosztuje 15 zł netto za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej, najdroższy plan w zestawieniu — 214,40 zł netto za użytkownika miesięcznie.

Wszystkie ceny są netto i pochodzą z cenników producentów, odczyt 16 września 2026 roku. Do każdej dolicza się 23 procent VAT. Cena roczna nie jest ceną miesięczną: CONREGO pobiera 4 788 zł z góry za cały rok, a nie 399 zł co miesiąc.

Trzy i więcej dedykowanych narzędzi w kraju oznacza branżę nasyconą. Tu jest ich sześć, więc pomysł na aplikację ma sens tylko jako nisza w niszy: proces, którego te cenniki w ogóle nie nazywają.

Sprawdziliśmy strony produktowe i cenniki sześciu producentów z tabeli, stronę branżową KOMPLUS, na której ceny nie ma, oraz wyniki wyszukiwarki dla zapytań o oprogramowanie z obsługą dofinansowań. Na żadnej z tych ośmiu stron nie pada ani „Baza Usług Rozwojowych”, ani „KFS” (odczyt 16 września 2026 roku).

To nie dowód, że takiego narzędzia w Polsce nie ma. To znaczy tyle, że nie ma go w widocznej ofercie tych sześciu — i że kupujący nie znajdzie go po nazwie procesu, który go boli.

Liczby dostawców wpisanych do BUR nie da się dziś podać z publicznego licznika: wyszukiwarka Bazy nie działa bez JavaScriptu, a publiczne API zwraca na zapytanie bez tokenu kod 401 (odczyt 16 września 2026 roku).

Cztery pomysły na aplikację dla firmy szkoleniowej

Każdy pomysł poniżej wychodzi z obowiązku zapisanego w przepisie albo w regulaminie z datą. Rezerwację sal, kartoteki trenerów i certyfikaty robi już bs4 mentor, więc tych funkcji tu nie ma — są rzeczy, których nie robi nikt z tabeli.

1. Teczka dofinansowania: BUR i KFS w jednym kalendarzu

Problem. Regulamin Bazy Usług Rozwojowych w wersji obowiązującej od 5 maja 2026 roku daje twarde terminy: zmiana terminu lub miejsca w Karcie Usługi najpóźniej na 6 dni przed startem, obniżka ceny i odwołanie usługi na dzień przed, statusy uczestników w ciągu 7 dni od zakończenia.

Spóźnienie ze statusami zmienia usługę na „niezrealizowaną”, a ankiety oceny w ogóle się nie generują. Osobno biegnie zegar wpisu: oświadczenie o zgodności danych trzeba odnawiać nie rzadziej niż co 12 miesięcy, inaczej publikowanie usług zostaje zablokowane.

Kto płaci i ile. Płaci firma szkoleniowa, bo stawką jest przychód. Pula Krajowego Funduszu Szkoleniowego na 2026 rok to 419,6 mln zł, z czego 417,5 mln zł rozdzielają powiatowe urzędy pracy. Jeden uczestnik to do 18 466,26 zł dofinansowania.

Dlaczego teraz. Rejestr Instytucji Szkoleniowych zniknął 31 grudnia 2025 roku, a wpisy nie zostały przeniesione do BUR automatycznie. Od 1 stycznia 2026 roku szkolenie za pieniądze z Funduszu Pracy może realizować wyłącznie podmiot wpisany do rejestru PARP.

Podstawa: artykuły 106 i 128 ustęp 2 ustawy z 20 marca 2025 roku o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620).

Jak sprawdzić popyt w 30 dni. Pokaż dziesięciu firmom z BUR jedną stronę z listą ich najbliższych terminów i zapytaj o przedpłatę — całą procedurę opisuje test popytu w 30 dni za mniej niż 500 zł.

2. Rozliczenie trenerów-podwykonawców z dowodem, kto prowadził

Problem. Część usługi rozwojowej wolno powierzyć innemu podmiotowi, całości — nie. Administrator Bazy może przyjść na wizytę monitoringową bez zapowiedzi w dowolnym momencie szkolenia i zażądać wyjaśnienia kalkulacji ceny opublikowanej w Karcie Usługi.

Do tego dochodzi zakaz kupowania szkoleń z KFS od podmiotów powiązanych osobowo lub kapitałowo: wspólnik, co najmniej 5 procent akcji, członek organu, prokurent, pełnomocnik. Arkusz z godzinami trenerów tego nie udźwignie, bo nie wiąże osoby z konkretną Kartą Usługi.

Kto płaci i ile. Firma szkoleniowa z ośmioma trenerami płaci dziś za sam system 632 zł netto miesięcznie (osiem razy 79 zł w bs4 przy płatności rocznej) i nadal prowadzi rozliczenia podwykonawców poza nim.

Dlaczego teraz. Od 1 stycznia 2026 roku kontrola dotyczy konkretnej usługi i konkretnej osoby prowadzącej wpisanej do Karty Usługi, a nie ogólnej deklaracji firmy. Wcześniej wystarczał wpis do rejestru instytucji szkoleniowych.

Podstawa: artykuł 129 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia oraz paragrafy 17 i 18 Regulaminu BUR.

3. Pakiet dowodowy szkolenia: obecność, certyfikat, ankieta

Problem. Rozliczenie dofinansowania rozstrzygają dokumenty, nie wrażenia. W BUR statusy uczestników zamykają się w ciągu 7 dni, a w umowie z urzędem pracy trzeba mieć jednoznacznie określone, jakie papiery są potrzebne, gdy uczestnik skończy szkolenie, ale nie zda egzaminu.

Kierunek pokazuje bhp: od 12 grudnia 2025 roku potwierdzenie instruktażu wstępnego może mieć postać elektroniczną, bo pracodawca robi adnotację w karcie szkolenia wstępnego i dołącza do akt osobowych dokumenty elektroniczne. Dowodem staje się plik, nie podpis na liście.

Kto płaci i ile. Firma szkoleniowa, bo to ona wchodzi w spór o zwrot. Kwota sporu na jednego uczestnika sięga 18 466,26 zł, czyli 200 procent przeciętnego wynagrodzenia z drugiego kwartału 2026 roku (9 233,13 zł).

Dlaczego teraz. Od 1 stycznia 2026 roku rozliczenie szkolenia z pieniędzy publicznych zaczyna się od statusów w BUR i od dokumentów wskazanych w umowie z urzędem pracy. Dowód musi być gotowy w 7 dni, więc papierowa lista obecności przestała wystarczać.

Podstawa: paragraf 15 Regulaminu BUR oraz paragraf 12 rozporządzenia w sprawie szkolenia w dziedzinie bhp (Dz.U. 2024 poz. 1327), zmieniony przez Dz.U. 2025 poz. 1640.

4. Bramka KFS dla klienta: ile mu przysługuje i czego nie sfinansuje

Problem. Pracodawca nie wie, ile może dostać i na co. Roczny limit zależy od zatrudnienia: czterokrotność przeciętnego wynagrodzenia przy najwyżej dziewięciu osobach, ośmiokrotność do 49 osób, dwunastokrotność do 249 i czternastokrotność powyżej. Dofinansowanie sięga 70 procent kosztów, a w najmniejszych podmiotach 90 procent.

Do tego dochodzi wykluczenie, o którym klienci dowiadują się za późno: środki KFS nie opłacą kształcenia, które pracodawca i tak ma obowiązek zapewnić na podstawie odrębnych przepisów, ani takiego, które zaczęło się przed podpisaniem umowy z urzędem.

Kto płaci i ile. Płaci firma szkoleniowa, bo to narzędzie przynosi jej zamówienia. Koszyk jednego klienta to od 36 932,52 zł do 129 263,82 zł rocznie przy stawce 9 233,13 zł z drugiego kwartału 2026 roku, zależnie od liczby zatrudnionych.

Dlaczego teraz. Od 2026 roku obowiązuje jednolity dla całego kraju wzór elektronicznego wniosku o środki KFS, składanego przez portal praca.gov.pl po ogłoszeniu naboru przez urząd. Realizatorem szkolenia od 1 stycznia 2026 roku może być wyłącznie podmiot wpisany do BUR.

Podstawa: artykuły 125 i 126 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620) oraz wytyczne MRPiPS dla urzędów pracy ze stycznia 2026 roku.

Dla kogo to jest?

Dla praktyka, który prowadzi firmę szkoleniową albo koordynuje w niej szkolenia. Wnosi rzecz, której nie da się kupić: wie, co się dzieje między zgłoszeniem pracodawcy a rozliczeniem w urzędzie, zna terminy, których boją się ludzie z branży, i ma pierwszych klientów wśród konkurentów.

Dystrybucja w tej branży jest zresztą policzalna: 1 628 firm z zespołem to lista, którą da się obdzwonić. Uczestnicy tych samych konferencji i tej samej Bazy widzą się nawzajem, więc wdrożenie u trzech znanych firm działa mocniej niż reklama.

Czego praktyk nie musi umieć: pisać kodu, stawiać serwerów, projektować bazy danych, wdrażać zasad bezpieczeństwa i kopii zapasowych ani utrzymywać aplikacji po starcie. To robota zespołu technicznego, który dokłada drugą połowę pary.

Podział jest prosty. Praktyk odpowiada za to, co aplikacja ma robić i komu ją sprzedać. Zespół techniczny odpowiada za to, żeby robiła to poprawnie, bezpiecznie i tak samo w setnym tygodniu działania.

Co musi umieć taka aplikacja i jak powstaje?

Rdzeniem jest zdarzenie, nie ekran: zapis uczestnika, zmiana terminu, zamknięcie statusu, wystawienie zaświadczenia. Każde zdarzenie ma datę, autora i dowód, bo z tego składa się rozliczenie dofinansowania i odpowiedź na wizytę monitoringową.

Druga warstwa to integracje i rozliczenia: faktury, płatności, eksport dla księgowości, przypomnienia e-mail i SMS. Wymagania dla konkretnych branż zbiera serwis Aplikacja dla branży — dział wymagań, gdzie każda strona odpowiada, co aplikacja danej branży musi umieć.

Sama budowa ma powtarzalny przebieg: zakres pierwszej wersji, makiety, budowa, odbiór, start i rozruch. Rozpisuje go krok po kroku tekst Tworzenie aplikacji dla firmy krok po kroku: dziesięć kroków.

Pierwsza wersja nie musi obsługiwać całej firmy. Wystarczy jeden proces domknięty od początku do końca: terminy z Karty Usługi, statusy uczestników i komplet dokumentów na jedno kliknięcie.