Pomysł na aplikację dla biura rachunkowego — ile biur, kto już im sprzedaje, gdzie jest luka po KSeF 2.0?

Tekst wygenerowany przez AI · Wydawca: Tomasz Niedźwiecki · zawiera oznaczoną reklamę jego usług

Ile biur rachunkowych naprawdę jest w Polsce?

Prowadzenie działalności w podklasie 69.20.Z deklaruje 70 030 podmiotów — to rejestr REGON, stan na 30 czerwca 2026 r. Co najmniej dziesięciu pracujących ma w tej podklasie zaledwie 1 334 z nich.

Między pierwszym a drugim wierszem przepada 15 611 wpisów, czyli jedna dziesiąta działu — tyle zostaje w rejestrze po podmiotach, które działalności już nie deklarują. Obie tablice mają inną datę stanu, więc to rząd wielkości, a nie różnica z jednego dnia.

Komercyjna baza MGBI daje dla samej podklasy 69 213 rekordów, czyli o 817 mniej niż rejestr publiczny. Liczy jednak inaczej: bierze podmioty aktywne z CEIDG, REGON i KRS według przeważającego kodu działalności.

Żadna z tych liczb nie jest liczbą biur rachunkowych. Podklasa 69.20.Z obejmuje księgowanie na zlecenie, doradztwo podatkowe i badanie sprawozdań finansowych — trzy zawody w jednym worku.

Rozdzielenie formalnie istnieje: klasyfikacja PKD 2025 ma osobne kody 69.20.A, 69.20.B i 69.20.C. W tablicach GUS ich jednak nie widać, bo wpisy zgłoszone w PKD 2025 są przeklasyfikowane kluczami z powrotem na PKD 2007 — napisano to wprost w nagłówku tablicy.

Przedziału nie zawęża też izba branżowa. Krajowa Izba Biur Rachunkowych napisała w materiale dla Ministerstwa Finansów wprost, że dokładnej liczby biur rachunkowych w Polsce nie zna, bo grupa PKD 69 kataloguje księgowych razem z innymi zawodami.

Do rachunku bierzemy więc dwie liczby: 70 030 jako sufit rynku i 1 334 jako segment biur z zespołem, bo to one kupują licencje na stanowiska i ponoszą ryzyko operacyjne. Pozostałe 68 696 podmiotów ma od zera do dziewięciu pracujących.

Ta sama granica zamyka statystykę. Badanie GUS o wykorzystaniu technologii w przedsiębiorstwach obejmuje wyłącznie firmy od dziesięciu pracujących, więc 98,1% tej podklasy jest poza jego zasięgiem i odsetka płacących za oprogramowanie dla branży po prostu nie ma.

Jak liczyć firmy w branży, rozbieramy w tekście Ile naprawdę jest firm w mojej branży, a odsetki z tablic o technologiach — w tekście Jak policzyć, ile firm już płaci za oprogramowanie.

Kto już sprzedaje biurom rachunkowym oprogramowanie i za ile?

16 września 2026 r. przeszliśmy po cennikach producentów: sześć produktów dla biur ma cenę, którą da się zacytować, a siódme narzędzie — Aplikację Podatnika KSeF 2.0 — Ministerstwo Finansów rozdaje bezpłatnie.

Porównywanie tych kwot wprost nie ma sensu, bo różni je jednostka rozliczenia, a nie zakres: Symfonia liczy rok, Comarch i SaldeoSMART miesiąc, wFirma i KT Desk klienta, a Wapro użytkownika w okresie trzydziestodniowym.

Test nasycenia wypada jednoznacznie. Trzy dedykowane narzędzia w kraju wystarczą, żeby uznać branżę za obsadzoną, a tu jest ich sześć plus narzędzie państwowe — na siódmy program dla biura miejsca nie ma.

Podłoga cenowa zdążyła w międzyczasie drgnąć. Wariant BIURO w cenniku Wapro eBiuro kosztował 4,99 zł netto za użytkownika przy odczycie 26 sierpnia 2026 r., a 16 września 2026 r. widnieje w nim 5,99 zł netto.

Co jeszcze sprawdziliśmy tego dnia: InsERT publikuje kwoty wyłącznie w plikach graficznych i w kalkulatorze, strona cennika RAKS zwraca kod 404, a Scanye i Taxxo nie podają cen na stronach ofertowych.

Czego nie sprawdziliśmy: ofert wdrożeniowych sprzedawanych tylko przez sieci partnerskie, narzędzi wewnętrznych dużych sieci biur i katalogów zamkniętych. „Nie znaleźliśmy” nie znaczy „nie istnieje” — znaczy tyle, że przy tej metodzie i tego dnia nie było tego widać.

Cztery pomysły na aplikację dla biura rachunkowego po KSeF 2.0

Każdy produkt z tabeli robi rdzeń: księgowanie, deklaracje, wysyłkę do KSeF, panel klienta. Pomysł broni się tylko wtedy, gdy nazywa proces, którego te cenniki nie nazywają — poniżej cztery takie procesy, każdy z podstawą publiczną i płatnikiem.

1. Dowód, że dokument i pytanie dotarły do klienta

Problem. Faktura ustrukturyzowana ma datę otrzymania, której nikt nie podważy: jest nią dzień przydzielenia numeru w systemie. Reszta obiegu — wyciągi, umowy, listy płac, odpowiedzi na pytania biura — takiej daty nie ma, a to z niej biorą się spory o opóźnienie.

Podstawa: art. 106na ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług.

Kto płaci i ile. Biuro, bo to ono odpowiada za skutki. Jego obowiązkowe ubezpieczenie ma minimalną sumę gwarancyjną 10 000 euro, czyli 42 156 zł dla umów zawartych w 2026 r., a moduł obiegu dokumentów w cenniku Comarch kosztuje 77 zł netto miesięcznie.

Czym to się różni od gotowców. Obieg dokumentów sprzedają już Comarch, KT Desk i Wapro. Żaden z tych cenników nie nazywa jednak potwierdzenia odbioru z podpisem czasu ani rejestru braków miesiąca jako dowodu w sporze — i to jest nisza w niszy.

Dlaczego teraz. Okno przejściowe zamyka się w dwóch krokach. Furtka dla podatników ze sprzedażą do 200 mln zł w 2024 r. skończyła się 31 marca 2026 r., a dwie ostatnie kończą się 31 grudnia 2026 r.

Do tego dnia wolno jeszcze wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe przy miesięcznej sprzedaży do 10 000 zł oraz używać kas rejestrujących i paragonów uznanych za faktury. Potem narzędzia wybiera się pod kary.

Podstawa: art. 145l, 145m i 145n ustawy zmieniającej (Dz.U. 2025 poz. 1203).

Jak sprawdzić popyt w 30 dni. Zapytaj dwudziestu właścicieli biur o jedno: czy w sporze z klientem mają dowód przekazania dokumentu. Metodę i budżet rozpisuje test popytu na aplikację B2B w 30 dni.

2. Licznik dokumentów, po którym biuro rozlicza się z klientem

Problem. Ryczałt za obsługę nie rośnie razem z liczbą dokumentów, a ta rośnie skokowo: w lutym 2026 r. wystawiono w KSeF nieco ponad 39,9 mln faktur, a w kwietniu ponad 106,1 mln.

Źródło: dane Ministerstwa Finansów przekazane PAP, stan na 26 maja 2026 r.

Kto płaci i ile. Biuro, które chce rozliczać nadwyżki bez awantury. Cena za dokument istnieje już po stronie klienta: iFirma bierze 149 zł netto miesięcznie za pakiet do dziesięciu dokumentów kosztowych i 33 zł za każde kolejne pięć.

Czym to się różni od gotowców. Cenniki z tabeli liczą biuro za klienta — 24 zł u wFirmy, 10 zł u KT Desk w progu 11–50. Żaden nie liczy klienta za dokument, choć to ta druga strona umowy decyduje o marży biura.

Dlaczego teraz. Dopiero od 1 lutego 2026 r. licznik jest wspólny i obiektywny, bo obie strony widzą te same faktury w jednym systemie. Wcześniej spór o liczbę dokumentów był sporem o pamięć.

Jak sprawdzić popyt w 30 dni. Policz dokumenty trzech biur z jednego miesiąca i pokaż im różnicę między ryczałtem a rozliczeniem od dokumentu.

3. Rejestr AML i onboarding klienta biura

Problem. Biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną, więc musi mieć ocenę ryzyka prania pieniędzy i aktualizować ją nie rzadziej niż co dwa lata. Żaden ze sprawdzonych cenników nie nazywa tego modułu.

Podstawa: art. 27 ust. 3 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. 2025 poz. 644).

Biura wymienia ta sama ustawa w art. 2 ust. 1 pkt 17, wśród podmiotów prowadzących usługowo księgi rachunkowe.

Kto płaci i ile. Biuro. Za brak oceny ryzyka grozi kara pieniężna do dwukrotności osiągniętej korzyści, a gdy nie da się jej ustalić — do równowartości 1 000 000 euro. Pakiet, który tej odpowiedzialności nie zdejmuje, kosztuje dziś 259–379 zł netto miesięcznie.

Podstawa kary: art. 147 pkt 2 oraz art. 150 ust. 2 tej ustawy.

Dlaczego teraz. Kartotekę klienta i tak trzeba przerobić: 1 października 2026 r. adres do doręczeń elektronicznych staje się obowiązkiem podmiotu z CEIDG, czyli nowym polem przy każdym kliencie biura. Terminy zbiera tekst o e-Doręczeniach od 1 października 2026 r.

Jak sprawdzić popyt w 30 dni. Poproś pięć biur o pokazanie aktualnej oceny ryzyka i zapisz, ile z nich znajduje plik z datą młodszą niż dwa lata.

4. Aplikacja nie dla biura, tylko dla jednej branży jego klientów

Problem. Wszystkie produkty z tabeli są poziome — obsługują każdą branżę, więc żadnej nie obsługują od środka. Proces w spedycji, w gabinecie i na budowie wygląda inaczej niż plan kont.

Kto płaci i ile. Klient biura, nie biuro. Próg akceptowany przez mikrofirmę widać w cenniku iFirmy: 149 zł netto miesięcznie za obsługę ryczałtowca i 211 zł za pakiet standardowy dla jednoosobowej działalności.

Skala kanału. W materiale Krajowej Izby Biur Rachunkowych z maja 2022 r. ponad 300 zrzeszonych biur obsługiwało 76 000 klientów, czyli rzędu 250 firm na biuro. Jedna decyzja właściciela biura to setki firm naraz.

Dlaczego teraz. 1 stycznia 2027 r. do KSeF wchodzą mikrofirmy bez wyjątków — pierwszy raz sięgają wtedy po narzędzie, którego wcześniej nie potrzebowały. Daty i progi rozpisuje tekst od kiedy KSeF obowiązuje mikrofirmy i JDG.

Jak sprawdzić popyt w 30 dni. Wybierz jedną branżę z portfela zaprzyjaźnionego biura i zapytaj dziesięciu jej klientów, co zrobią z fakturami po 1 stycznia 2027 r.

Dla kogo jest ten pomysł?

Dla praktyka, który prowadzi biuro albo w nim pracuje. Wnosi to, czego nie da się kupić: listę pytań wracających co miesiąc, nazwy braków, kolejność kroków i pierwszych klientów z własnej sieci zawodowej.

Nie musi umieć kodu ani integracji z interfejsem KSeF 2.0. Nie musi projektować kopii zapasowych, modelu uprawnień ani retencji dokumentów — to robota zespołu technicznego, nie właściciela procesu.

Układ, który się broni, jest więc parą: praktyk odpowiada za proces, słownictwo branży i dystrybucję, zespół techniczny za budowę, bezpieczeństwo i utrzymanie. Sam praktyk nie zbuduje, sam zespół nie sprzeda.

Jeżeli po policzeniu wyjdzie, że pomysł nie broni się jako produkt, lepiej wiedzieć to przed budową — o tym jest tekst Kiedy pomysł nie jest na aplikację.

Co musi umieć taka aplikacja i jak powstaje?

Wymagania dla tej branży są spisane osobno i jest ich dziesięć w kategorii obowiązkowej: uprawnienia w KSeF na trzech poziomach, rejestr certyfikatów, tryb offline24, zegar terminów podatkowych i rejestry wymagane przepisami o praniu pieniędzy.

Moduły z etykietą „musi”, ich podstawy prawne i ceny odpowiedników dla biura z 50 klientami rozbiera tekst Co musi umieć aplikacja dla biura rachunkowego pod KSeF 2.0.

Sama budowa to osobna sprawa: zakres pierwszej wersji, środowisko testowe, płatności testowe, start produkcyjny i to, co dzieje się po nim. Kolejność kroków opisuje tekst Jak przebiega tworzenie aplikacji dla firmy krok po kroku.

Kolejność ma znaczenie także tutaj: najpierw proces i płatnik, potem wymagania, na końcu kod. Odwrotna kolejność kończy się siódmym programem księgowym na rynku, który ma już sześć i jeden bezpłatny.