Czy jest miejsce na aplikację dla firmy sprzątającej w Polsce — ile firm działa, jak rozliczają ekipy i kto już im sprzedaje oprogramowanie?

Ile podmiotów sprząta w Polsce i ile z nich naprawdę działa?

W klasach PKD 81.21.Z i 81.22.Z rejestry mają dziś 26 168 aktywnych podmiotów: 18 765 w niespecjalistycznym sprzątaniu budynków i obiektów przemysłowych oraz 7 403 w specjalistycznym.

Liczby pochodzą z bazy komercyjnej MGBI zbudowanej z CEIDG, REGON i KRS, ze znacznikiem aktualizacji 10 września 2026 roku, godz. 10:59. Publiczne tablice GUS nie schodzą do klasy — Bank Danych Lokalnych zatrzymuje się na dziale.

Na poziomie działu liczba publiczna istnieje i jest wyraźnie wyższa. Rejestr REGON notował 31 grudnia 2025 roku 66 887 wpisów w dziale 81, a w całej sekcji N — 220 959 podmiotów.

Wpis w rejestrze to jeszcze nie firma, która odbierze telefon. Za 2024 rok, ten sam rok dla obu źródeł, REGON miał w dziale 81 63 477 wpisów, a Eurostat liczył 38 898 działających przedsiębiorstw sekcji NACE N81.

Obie liczby obejmują tę samą całość, razem z terenami zieleni z klasy 81.30.Z.

Iloraz obu liczb to 1,63 wpisu na jedno działające przedsiębiorstwo. To obliczenie własne i korekta, którą trzeba zrobić, zanim ktokolwiek pomnoży liczbę podmiotów przez abonament.

Reszta działu, czyli działalność pomocnicza w budynkach i pozostałe sprzątanie, to 8 893 podmioty. Wynik jest obliczeniem własnym: 51 364 aktywne wpisy działu minus trzy klasy wypisane w tabeli.

Przegląd dziewięciu systemów sprzedawanych tej branży i osobny rachunek wartości rynku stoją w tekście o aplikacji dla firmy sprzątającej.

Ilu z nich ma w ogóle kogo wpisać do grafiku?

Zespół, który da się rozpisać na grafik, ma mniej niż co trzecia firma: 11 294 z 38 898 działających przedsiębiorstw sekcji N81 zatrudniało w 2024 roku dwie osoby lub więcej.

Największy segment nie ma ekipy w ogóle. 27 604 przedsiębiorstwa, czyli 71,0 procent branży, pracują w składzie od zera do jednej osoby — właściciel i nikt więcej.

Firm z zespołem dziesięciu osób i więcej jest w całym dziale 1 338, czyli 3,4 procent. To jedyna grupa, dla której grafik ekip, zmiany na obiektach i ewidencja czasu pracy są codziennym problemem, a nie ćwiczeniem.

Rozkład jest stabilny, a kierunek wzrostu niewygodny. Dużych firm było w 2021 roku 51, a w 2024 — 48; w tym samym czasie mikrofirm do dziewięciu osób przybyło 2 811.

Branża rośnie więc tam, gdzie nie ma komu płacić za system.

Czego prawo wymaga od firmy z ekipami w terenie?

Ewidencja czasu pracy nie jest opcją. Pracodawca prowadzi ją dla każdego pracownika i udostępnia pracownikowi na jego żądanie, a rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej wymienia, co dokładnie musi się w niej znaleźć.

Podstawa: art. 149 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (Dz.U. 2025 poz. 277).

Zakres jest konkretny: liczba przepracowanych godzin oraz godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy, godziny nocne, godziny nadliczbowe, dni wolne z tytułem ich udzielenia oraz dyżury ze wskazaniem miejsca.

Podstawa: § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474).

Jest wyjątek. Godzin nie ewidencjonuje się pracownikom objętym zadaniowym czasem pracy, zarządzającym zakładem w imieniu pracodawcy oraz otrzymującym ryczałt za nadgodziny lub pracę w porze nocnej.

Podstawa: art. 149 § 2 Kodeksu pracy.

Druga funkcja, po którą sięga każdy pomysł na aplikację dla ekip, to lokalizacja pracownika w telefonie. Kodeks pracy nie dopuszcza jej bezwarunkowo: musi być konieczna do zapewnienia pełnego wykorzystania czasu pracy albo właściwego użytkowania powierzonych narzędzi.

Dopiero po spełnieniu tego warunku wchodzą trzy obowiązki formalne, stosowane odpowiednio jak przy monitoringu wizyjnym.

• Cel, zakres i sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu.
• Pracowników informuje się o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
• Przed dopuszczeniem do pracy pracownik dostaje te informacje na piśmie.

Podstawa: art. 22³ § 4 w związku z § 1–3 tego artykułu oraz odpowiednio stosowanym art. 22² § 6–10 Kodeksu pracy.

Co taki moduł musi umieć i kiedy wymaga oceny skutków, rozpisuje osobny tekst: czy aplikacja firmowa może śledzić lokalizację pracownika.

Jak firma sprzątająca rozlicza się z klientem B2B po 1 kwietnia 2026?

Kontrakt na sprzątanie biurowca to faktura co miesiąc, ta sama, do tego samego klienta — i od 1 kwietnia 2026 roku wystawiana w Krajowym Systemie e-Faktur przez wszystkich poza największymi firmami.

Najwięksi weszli wcześniej: obowiązek objął ich 1 lutego 2026 roku, przy wartości sprzedaży wraz z podatkiem powyżej 200 mln zł w 2024 roku. Oba terminy wprowadziła ustawa opublikowana 1 września 2025 roku.

Furtka dla najmniejszych działa tylko do końca 2026 roku. Kto w miesiącu wystawia faktury na nie więcej niż 10 000 zł brutto łącznie, może zostać przy fakturze elektronicznej albo papierowej.

Dla firmy sprzątającej z pięcioma stałymi kontraktami po 3 000 zł ta furtka nie istnieje. 15 000 zł miesięcznie przekracza próg w pierwszym miesiącu — to rachunek własny na jawnie wypisanym założeniu.

Pełny rozkład dat i wyjątków stoi w tekście KSeF 2026 — kogo dotyczy i od kiedy obowiązuje.

Kto już sprzedaje im oprogramowanie i za ile?

Cztery systemy podają kwotę wprost w cenniku producenta: od 0 zł za plan startowy do 899 euro miesięcznie za pakiet dla wielu lokalizacji. Wszystkie odczyty pochodzą z 10 września 2026 roku.

Jeden wiersz nie jest branżowy i to on psuje rachunek. Kadromierz sprzedaje sam grafik i rejestrację czasu pracy każdej branży, po cenie liczonej od pracownika, a nie od firmy.

Dla ekipy dziesięciu osób pakiet „Planuję i rozliczam” kosztuje 189,90 zł netto miesięcznie. To już wyżej niż JobJet Standard za 149 zł, a rachunek rośnie razem z zespołem.

Oba te cenniki mają przełącznik okresu: rozliczenie roczne jest w RO App tańsze o 10 procent, a w Kadromierzu o 3 do 4 zł na pracowniku.

Kwoty RO App są w euro, więc do porównania potrzebny jest kurs. Pakiet All-in-One za 29 € to 125,20 zł po średnim kursie NBP 4,3171 zł za euro z 9 września 2026 roku.

Czego nie potwierdziliśmy 10 września 2026 roku: sekcja „Plany cenowe” worker-PRO ładuje się skryptem i w kodzie strony nie ma ani jednej kwoty, a ogólny cennik EasyWeek pokazuje plany bez liczb.

Ile firm musi zapłacić, żeby wyszło 10 000 zł MRR?

Dziesięć tysięcy złotych powtarzalnego przychodu miesięcznie to przy 149 zł netto 68 płacących firm — czyli 5,1 procent wszystkich przedsiębiorstw działu 81, które mają zespół dziesięciu osób i więcej.

Założenia rachunku są jawne i można je podstawić własnymi liczbami.

• Baza segmentów: liczba działających przedsiębiorstw sekcji NACE N81 w Polsce za 2024 rok według Eurostatu.
• Abonamenty: kwoty netto z cenników producentów odczytanych 10 września 2026 roku, w wariancie rozliczenia miesięcznego, czyli bez rabatów za płatność roczną.
• Liczba klientów zaokrąglona w górę do pełnej firmy; MRR liczony netto, bez kosztu pozyskania i bez podatku.

Najłatwiej wygląda ostatni wiersz i jest to złudzenie. Osiemdziesiąt firm to 0,71 procent segmentu, ale segment obejmuje mikrofirmy dwuosobowe, którym grafik ekip nie jest do niczego potrzebny.

Po stronie kosztu liczba jest już policzona gdzie indziej: utrzymanie aplikacji, z której korzysta 50 płacących firm, kosztuje 2 399,78 zł netto miesięcznie.

Zanim ktokolwiek zapłaci za reklamę i sprzedaż, blisko jedna czwarta z 10 000 zł MRR zostaje w serwerach i wsparciu. Reszta to cały zapas na pensję, poprawki i rozwój.

Ilu klientów potrzeba, żeby aplikacja na abonament w ogóle się opłacała, liczymy osobno. Krótka lista rynków bez miejsca stoi w zestawieniu branż, w których nie ma już miejsca.

Gdzie zostaje miejsce, a gdzie go nie ma?

Na kolejny grafik ekip miejsca nie ma. 1 338 firm z zespołem dziesięciu osób i więcej obsługuje już dziewięć systemów, a najtańszy plan branżowy z jawną ceną kosztuje 59 zł netto.

Miejsce zostaje tam, gdzie kończy się kalendarz, a zaczyna dokument. Ewidencja czasu pracy w zakresie z rozporządzenia, monitoring lokalizacji zgodny z Kodeksem pracy i faktura cykliczna w KSeF to trzy obowiązki z twardą podstawą prawną.

Luka jest realna, ale nie zmienia arytmetyki. Nawet komplet trzech modułów sprzedany 68 firmom po 149 zł netto daje 10 000 zł MRR — jedną pensję, nie firmę.

Dlatego werdykt jest warunkowy, a nie odmowny. Przy tej wielkości segmentu taka aplikacja ma sens jako moduł do cudzego systemu albo narzędzie dla jednej firmy, nie jako produkt na całą branżę.