Pomysł na aplikację dla gabinetu psychologicznego i psychoterapeutycznego — ile gabinetów, kto już im sprzedaje, gdzie jest luka?

Ile firm naprawdę jest w tej branży?

Rejestr pokazuje 50 889 podmiotów w podklasie PKD 86.90.E, czyli „pozostałej działalności w zakresie opieki zdrowotnej, gdzie indziej niesklasyfikowanej”. To stan z 30 czerwca 2026 roku z kwartalnych tablic GUS, które obejmują podmioty deklarujące prowadzenie działalności.

Psycholodzy i psychoterapeuci mają w PKD 2025 własną podklasę 86.93.Z, ale tablice REGON liczą według PKD 2007, a klucz powiązań GUS przelicza 86.93.Z w całości do 86.90.E. Tam są też dietetycy, logopedzi, laboratoria i pracownie diagnostyki obrazowej, więc 50 889 to sufit, a nie liczba gabinetów.

Struktura to rynek jednoosobowy. Działalności osób fizycznych jest 47 185, czyli 92,7%, a do dziewięciu pracujących przewiduje 50 596 podmiotów. Spółek i innych jednostek jest 3 704, w tym 2 468 spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i 773 cywilne; dziesięciu i więcej pracujących przewiduje 293 (GUS, Tablice 4, 5 i 11).

Drugi mianownik daje RPWDL, rejestr podmiotów wykonujących działalność leczniczą. W raporcie z 30 września 2026 roku czynną poradnię psychologiczną, także dla dzieci, ma 2 721 podmiotów leczniczych, w tym 511 działalności osób fizycznych, 1 287 spółek z ograniczoną odpowiedzialnością bez udziału publicznego i 292 podmioty publiczne (rachunek redakcji z pliku CSV).

Rejestru psychologów jeszcze nie ma: według Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej samorząd psychologów nie powstał, więc nie istnieją organy, które prowadziłyby wpis na listę. Rejestr Psychologów tworzy ustawa z 23 stycznia 2026 roku (Dziennik Ustaw z 2026 roku, pozycja 187), co do zasady od 19 maja 2028 roku.

Psychoterapeuta nie ma własnej ustawy: poselski projekt ustawy o zawodzie psychoterapeuty (druk nr 1345) po pierwszym czytaniu 9 lipca 2025 roku trafił do komisji i według API Sejmu nie został uchwalony (odczyt 30 września 2026).

Do rachunku bierzemy przedział: 2 721 podmiotów leczniczych z poradnią psychologiczną jako dolną granicę firm z formalną strukturą i 50 889 jako sufit całej podklasy. Praktyki psychologów spoza RPWDL rejestr REGON chowa w tej samej podklasie co dietetyków. Metodę korekty rozkłada Ile naprawdę jest firm w mojej branży.

Kto już im sprzedaje oprogramowanie i za ile?

Siedem programów kierowanych do psychologów i psychoterapeutów sprawdziliśmy 30 września 2026 roku na stronach producentów: cztery sprzedawane wprost gabinetom terapeutycznym, dwa systemy gabinetów medycznych z wersją dla psychologa i katalog specjalistów z kalendarzem. Kwoty pochodzą wyłącznie z cenników producentów.

Test nasycenia wypada jednoznacznie: cztery programy sprzedawane wprost terapeutom to więcej niż próg trzech, a kalendarz, przypomnienia i rezerwacja online są dostępne od 0 zł. Nowy pomysł musi być niszą w niszy.

Cenniki opisują wizytę i płatność, a nie obowiązki z lat 2027–2028: okresu przechowywania dokumentacji psychologicznej ani ewidencji superwizji nie wymienia żaden z siedmiu.

Co sprawdziliśmy: strony cenników i funkcji producentów oraz wyszukiwarkę pod hasłami o programie dla psychologa i psychoterapeuty. Poza tabelą został Proassist, system gabinetów medycznych: 139 zł netto miesięcznie za jeden kalendarz, a domena programdlapsychoterapeuty.com nie odpowiadała 30 września 2026 roku. „Nie znaleźliśmy” nie znaczy „nie ma”.

Cztery pomysły na aplikację dla gabinetu psychologicznego i psychoterapeutycznego

1. Dokumentacja psychologiczna z zegarem przechowywania od 19 maja 2028 roku

Od 19 maja 2028 roku psycholog musi prowadzić dokumentację psychologiczną z co najmniej danymi odbiorcy świadczeń, numerem wpisu do Rejestru, nazwą i adresem podmiotu, opisem świadczeń, datą i podpisem. Stanowi o tym artykuł 28 ustęp 1 i 2 ustawy o zawodzie psychologa (Dziennik Ustaw z 2026 roku, pozycja 187).

Zegar jest inny niż w medycynie. Psycholog przechowuje dokumentację 5 lat od końca roku, w którym zakończył świadczenia, a przy małoletnim 5 lat od końca roku, w którym ten osiągnął pełnoletność. Po tym czasie niszczy ją i sporządza protokół (artykuł 28 ustęp 9–12).

W podmiocie wykonującym działalność leczniczą dokumentację psychologiczną dołącza się do medycznej, przechowywanej co do zasady 20 lat od końca roku ostatniego wpisu (artykuł 28 ustęp 3 tej ustawy i artykuł 29 ustęp 1 ustawy o prawach pacjenta). Aplikacja musi więc wiedzieć, w jakiej formie działa gabinet.

Płaci psycholog w prywatnej praktyce i ośrodek. Kartoteka z notatkami kosztuje 99 zł miesięcznie z VAT (DobryGabinet Podstawowy), wersja z dokumentacją elektroniczną 99 zł netto miesięcznie za kalendarz (iGabinet Psychologiczny). Okresu 5 lat, protokołu zniszczenia ani przekazania dokumentacji przy zamknięciu praktyki żaden z siedmiu cenników nie wymienia.

Dlaczego teraz: ustawę ogłoszono 18 lutego 2026 roku, obowiązek zaczyna się 19 maja 2028 roku, a psycholog z dotychczasowym dyplomem ma od tej daty dwa lata na wniosek o wpis do Rejestru (artykuł 147 ustęp 1 i 3).

Popyt sprawdzisz w 30 dni: zapytaj dwudziestu psychologów w prywatnej praktyce, gdzie i jak długo trzymają notatki. Metodę rozkłada Jak w 30 dni i za mniej niż 500 zł sprawdzić, czy firmy z branży zapłacą za aplikację?

2. Wpłata przypisana do sesji: odwołania, próg 20 000 zł i zwolnienie z kasy

Psychologa nie wyłączono ze zwolnień z kasy fiskalnej tak jak lekarza. W opiece medycznej wyłączenie obejmuje tylko lekarzy i lekarzy dentystów (paragraf 4 ustęp 1 punkt 2 litera f rozporządzenia o zwolnieniach, Dziennik Ustaw z 2024 roku, pozycja 1902).

Zostają dwa warunki. Bez kasy można działać do 20 000 zł rocznej sprzedaży osobom prywatnym (paragraf 3 ustęp 1 punkt 1). Ponad ten próg zwolnienie daje usługa dla osoby prywatnej opłacona w całości przez pocztę, bank lub SKOK, gdy z ewidencji i dowodu zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej czynności dotyczyła (pozycja 42 załącznika).

Pakiety sesji opłacone z góry i opłaty za późne odwołanie trzeba więc przypisać do konkretnej sesji. Sensly domyślnie zwraca całość przy odwołaniu co najmniej 24 godziny przed sesją, a później wypłaca specjaliście 90% ceny; Theraplo sprzedaje przedpłatę za wiele wizyt.

Płaci gabinet blisko progu 20 000 zł. Theraplo Standard ma płatności online za 59 zł netto miesięcznie za pracownika, iGabinet Psychologiczny moduł płatności za 99 zł netto miesięcznie, a Theraplo Pro wiąże kasę fiskalną z płatnością za wizytę. Ewidencji, która przy każdej wpłacie pokazuje, czy mieści się w pozycji 42, w cennikach nie znaleźliśmy.

Dlaczego teraz: oba zwolnienia działają „nie dłużej jednak niż do dnia 31 grudnia 2027 r.” (paragraf 2 ustęp 1 i paragraf 3 ustęp 1). Kto był już obowiązany do kasy albo przestał spełniać warunki, nie wraca do zwolnienia z progu 20 000 zł (paragraf 3 ustęp 2 punkt 1).

Popyt sprawdzisz w 30 dni: zapytaj dziesięć gabinetów z przedpłatami online, jak dokumentują opłatę za nieodwołaną sesję i kiedy przekroczą 20 000 zł. Metodę opisuje test popytu w 30 dni.

3. Ośrodek z terapeutami na fakturach: sesje dopasowane do faktur z KSeF

Ośrodek, w którym terapeuci wystawiają faktury za sesje, najpóźniej od 1 stycznia 2027 roku dostaje je przez KSeF. Do końca 2026 roku faktury wolno wystawiać poza systemem, jeśli ich łączna wartość z podatkiem nie przekracza 10 000 zł w miesiącu (artykuł 145m ustęp 1 ustawy o VAT).

Wyłączenie z KSeF faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (artykuł 106ga ustęp 2 punkt 4) nie obejmuje ośrodka, który jest firmą. Theraplo w planie Pro liczy prowizje terapeutów z opłaconych wizyt, ale pobierania faktur kosztowych z KSeF i ich dopasowania do sesji w cennikach nie znaleźliśmy.

Płaci ośrodek: w REGON spółek i innych jednostek w podklasie 86.90.E, także spoza psychologii, jest 3 704. Plan dla czterech terapeutów kosztuje 279 zł miesięcznie z VAT (DobryGabinet) albo 236 zł netto miesięcznie (Theraplo Standard), a Theraplo Pro 99 zł netto miesięcznie za pracownika, od pięciu pracowników.

Pomysł to łącznik: faktura z KSeF, sesje z kalendarza i różnica do wyjaśnienia. Podstawę zwolnienia z VAT, punkt 18, 19 albo 19a artykułu 43 ustęp 1, aplikacja zapisuje przy usłudze, bo zależy ona od formy ośrodka i umów.

Dlaczego teraz: 1 stycznia 2027 roku kończy się wyjątek 10 000 zł. Popyt sprawdzisz w 30 dni: zapytaj dziesięć ośrodków, ilu terapeutów rozliczają na fakturach i ile godzin zajmuje zgadzanie faktur z grafikiem. Rachunek opisuje test popytu w 30 dni.

4. Kwalifikacje i superwizja zespołu: zaświadczenia, godziny i 31 grudnia 2028 roku

W opiece zdrowotnej objętej ustawą o ochronie zdrowia psychicznego psychoterapię prowadzi między innymi osoba z certyfikatem psychoterapeuty po szkoleniu co najmniej 1200 godzin z superwizją i stażami albo osoba po co najmniej dwóch latach takiego szkolenia z zaświadczeniem superwizora (artykuł 5 ustęp 3 tej ustawy).

Ośrodek potrzebuje więc przy każdym terapeucie statusu, zaświadczeń i dat. Szkolenie rozpoczęte przed 1 stycznia 2024 roku spełnia warunek, jeśli skończy się przed 31 grudnia 2028 roku (Dziennik Ustaw z 2024 roku, pozycja 917).

Druga ścieżka rusza z ustawą o zawodzie psychologa: po wpisie do Rejestru psycholog współpracuje z opiekunem przez 150 godzin, w tym co najmniej 75 stacjonarnie (artykuł 17 ustęp 7). Nie dotyczy to osób z co najmniej dwuletnią praktyką w ostatnich 10 latach, które złożą oświadczenie (artykuł 147 ustęp 5).

Płaci ośrodek z zespołem, zwłaszcza podmiot leczniczy: czynną poradnię psychologiczną ma w RPWDL 2 721 podmiotów (30 września 2026). Za kalendarze dla czterech terapeutów iGabinet Psychologiczny liczy 236 zł netto miesięcznie. Żaden z siedmiu cenników nie wymienia ewidencji superwizji ani godzin z opiekunem.

Dlaczego teraz: 31 grudnia 2028 roku dla szkoleń sprzed 2024 roku i 19 maja 2028 roku dla nowych psychologów. Popyt sprawdzisz w 30 dni: zapytaj dziesięć ośrodków, gdzie trzymają zaświadczenia superwizorów i kto pilnuje terminów szkoleń. Metodę opisuje test popytu w 30 dni.

Dla kogo to jest?

Ta strona jest dla psychologa lub psychoterapeuty z własną praktyką albo właściciela ośrodka, który zna te procesy od środka: grafik sesji, odwołanie w ostatniej chwili, rozliczenie z terapeutą na fakturze i teczkę zaświadczeń z superwizji.

Nie musi pisać kodu, stawiać serwerów ani projektować zabezpieczeń: szyfrowanie, kopie zapasowe, uprawnienia i umowy powierzenia danych robi zespół techniczny, który aplikację buduje i utrzymuje.

Układ, który działa, to para. Praktyk odpowiada za proces, pierwszych klientów i dystrybucję w branży: szkoły psychoterapii, grupy superwizyjne, konferencje. Zespół techniczny odpowiada za budowę, bezpieczeństwo i utrzymanie. Podział ról rozkłada Czego nie musisz umieć, żeby mieć aplikację dla swojej branży — i jak dzielą się role z zespołem, który buduje?

Co musi umieć taka aplikacja i jak powstaje?

Rdzeń jest wspólny dla czterech pomysłów: sesja w kalendarzu, wpłata przypisana do sesji, dokumentacja z właściwym okresem przechowywania i dostęp tylko dla upoważnionych. Dane o zdrowiu to szczególna kategoria z artykułu 9 RODO, a rejestr czynności przetwarzania prowadzi się przy nich także w firmie poniżej 250 osób (artykuł 30 ustęp 5).

Pełną listę modułów z podstawą prawną rozkłada Co musi umieć aplikacja dla gabinetu psychologicznego i psychoterapeutycznego — kalendarz, dokumentacja i rozliczenia? Terminy KSeF dla mikrofirm opisuje Od kiedy KSeF obowiązuje mikrofirmy i JDG i co musi umieć narzędzie, które wystawia im faktury?

Droga od pomysłu do działającego narzędzia to głównie rozstrzygnięcia, a nie kod: zakres pierwszej wersji, kolejność ekranów i moment, w którym wchodzą pierwsi płacący. Etapy rozpisuje Jak przebiega tworzenie aplikacji dla firmy krok po kroku — od zakresu do startu?