Gotowy SaaS czy własna aplikacja — od jakiej liczby użytkowników małej firmie opłaca się mieć swoją?

Jak liczymy — sześć założeń rachunku

Rachunek obejmuje 60 miesięcy i tylko te kwoty, które producent albo wykonawca publikuje na własnej stronie. Wszystkie liczby są netto, bez dyskontowania przyszłych rat.

• Horyzont: pięć lat, czyli 60 miesięcy. Trzy scenariusze wielkości: 5, 20 i 50 stanowisk.
• Gotowiec: cena z cennika producenta razy liczba stanowisk razy 60 miesięcy. Tam, gdzie producent publikuje limit osób albo sufit dopłat, liczymy z sufitem.
• Własna aplikacja: jednorazowa budowa plus 15 % kosztu budowy rocznie na utrzymanie. To środek pasma 10–25 %, które publikują trzej wykonawcy: Sweet Lava (10–20 %), itCraft (20 %) i JSON Crew (15–25 %).
• Hosting: 200 zł netto miesięcznie, czyli dolna granica pasma 200–2 000 zł podawanego przez JSON Crew i Sweet Lava. Aplikacja dla 5–50 osób to najmniejsza skala z tego pasma.
• Wzór po podstawieniu: koszt pięciu lat = 1,75 × cena budowy + 12 000 zł.
• Poza rachunkiem, po obu stronach: czas własny, wdrożenie, migracja danych i szkolenia. Ich pominięcie działa na korzyść własnej aplikacji, bo jej uruchomienie trwa dłużej niż konfiguracja gotowca.

Ile kosztuje gotowiec przez pięć lat: 5, 20 i 50 stanowisk

Pięć lat gotowego CRM dla 50 stanowisk kosztuje od 297 000 do 507 000 zł netto, a pięć lat systemu rezerwacji dla tej samej firmy — od 5 394 do 25 500 zł netto. Różnica nie bierze się z jakości, tylko z modelu rozliczeń.

Cenniki producentów odczytane 10 września 2026, iloczyny to obliczenie redakcji. Booksy Biz liczy 145 zł netto za konto i 35 zł netto za każdego dodatkowego pracownika, a od dziesiątego pracownika nie pobiera już dopłat — stąd sufit 425 zł netto miesięcznie.

Bookero sprzedaje plany z limitem osób, nie za stanowisko: Basic obsługuje jednego pracownika, Standard do trzech, Premium do 200 (cennik producenta, odczyt 10 września 2026). Firmao, Livespace i Berg System liczą za każdego użytkownika, więc ich koszt rośnie liniowo z zatrudnieniem.

Firmao stoi w tabeli z ceną abonamentu dwunastomiesięcznego (109 zł zamiast 147 zł), pozostałe pozycje — z ceną bez rabatu rocznego. Rabat za rok z góry wynosi u Livespace 13 %, a u Firmao do 26 % (cenniki producentów, odczyt 10 września 2026).

Ile kosztuje własna aplikacja przez pięć lat

Widełki budowy z publicznych cenników wykonawców zaczynają się na 8 000 zł netto, a pakiet „Pełna aplikacja” kończy się na 80 000 zł netto (TwojSoftware, odczyt 10 września 2026). JSON Crew publikuje trzy poziomy tej samej skali: 15–30, 30–50 i 50–90 tys. PLN.

Utrzymanie w tabeli to 15 % budowy rocznie plus 200 zł netto miesięcznie na hosting, przez 60 miesięcy. Gdyby liczyć projekt z godzin: Exulto podaje od 250 zł netto za godzinę, JSON Crew — 170–220 PLN za godzinę polskiego seniora (odczyt 10 września 2026).

Utrzymanie to od 47 % do 69 % pięcioletniego rachunku, zależnie od kosztu budowy. Kto porównuje z abonamentem samą cenę budowy, pomija większą część wydatku — i dostaje próg zaniżony mniej więcej o połowę: przy budowie za 35 000 zł netto wyszłoby 6 stanowisk zamiast 13.

Próg opłacalności: od 7 do 26 stanowisk

Próg zależy od dwóch liczb, nie od jednej: ceny gotowca za stanowisko i kosztu budowy. Przy budowie za 35 000 zł netto wypada on na 13 stanowiskach wobec abonamentu 99 zł, a na 8 stanowiskach wobec abonamentu 169 zł.

W komórkach stoi pierwsza liczba stanowisk, przy której pięć lat własnej aplikacji kosztuje mniej niż pięć lat abonamentu. Obliczenie redakcji z cenników odczytanych 10 września 2026.

Czytanie tabeli w trzech scenariuszach: przy 5 stanowiskach gotowiec wygrywa w 11 z 12 wariantów, przy 20 stanowiskach własna aplikacja wygrywa w 9 z 12, a przy 50 stanowiskach we wszystkich 12. Do tabeli wchodzą wyłącznie plany bez limitu użytkowników.

Rachunek nie obejmuje trzech rzeczy, których z cennika wyczytać się nie da: podwyżki abonamentu w trakcie pięciu lat, kosztu wyjścia od dostawcy i zmiany zakresu własnej aplikacji po starcie. Zasad zmiany cen nie znaleźliśmy w żadnym z pięciu sprawdzonych cenników na dzień 10 września 2026.

Gdzie kończy się gotowiec — limity z cenników i dokumentacji

Limity widać wprost w cennikach, zanim ktokolwiek zapyta o integrację. Firmao daje jedno konto e-mail na licencję (trzy w planie Supreme), 2 GB załączników w planie Standard i 10 GB w Professional.

Limitem bywa sama liczba osób: plan Livespace Base za 79 zł obsługuje do trzech użytkowników, a trzy droższe plany tego producenta są opisane jako nielimitowane (cennik producenta, odczyt 10 września 2026). Dlatego Base nie wchodzi do tabeli progów — powyżej trzech osób nie da się go kupić.

Dostęp do API jest u Firmao osobną pozycją cennika: od 109 zł netto miesięcznie, bezpłatną dopiero przy dziesięciu licencjach Enterprise albo pięciu Supreme (cennik producenta, odczyt 10 września 2026).

Berg System publikuje konfigurację po 300 PLN za godzinę oraz moduły rozliczane osobno: Berg Intranet od 2 000 PLN miesięcznie i Berg Strefa Klienta za 1 499 PLN miesięcznie. To pozycje spoza ceny planu, które w rachunku pięcioletnim ważą więcej niż sam abonament.

Eksport danych wygląda tak: Firmao wymienia w cenniku eksport faktur do systemów Symfonia, Comarch i Ramzes oraz format EDI++, a także okresowe raporty jako lokalny backup danych. Pozycji o eksporcie całej bazy klientów nie znaleźliśmy w tym cenniku na dzień 10 września 2026.

Gdy zamiast gotowca rozważasz narzędzie no-code, limity są twardsze i też stoją w dokumentacji producenta — gdzie kończy się no-code: Airtable, Glide, Softr, Bubble.

Kiedy gotowiec wygrywa

Gotowiec wygrywa zawsze tam, gdzie producent nie liczy za stanowisko. Booksy Biz przy 50 pracownikach kosztuje 425 zł netto miesięcznie, czyli 25 500 zł przez pięć lat — mniej niż najtańsza możliwa budowa własna z utrzymaniem, która wychodzi 26 000 zł.

Drugi przypadek to pięć stanowisk. Berg System kosztuje wtedy 29 700 zł przez pięć lat, czyli o 8 550 zł mniej niż budowa za 15 000 zł netto z utrzymaniem (38 250 zł). Przy tej skali gotowiec przegrywa tylko z budową za 8 000 zł netto, której pięcioletni rachunek wynosi 26 000 zł.

Trzeci przypadek: proces jest standardowy i mieści się w tym, co gotowiec już umie. Rachunek z tej strony pokazuje wyłącznie pieniądze — o tym, czy warto budować dla siebie, czy dla całej branży, decyduje inny mianownik (narzędzie dla siebie czy produkt dla branży).

Jeśli własna aplikacja ma być produktem sprzedawanym innym firmom, próg liczy się odwrotnie — od liczby płacących klientów (ilu klientów potrzeba, żeby aplikacja się opłacała).

Ceny gotowców w ośmiu branżach zebrał serwis siostrzany: ile kosztują gotowe programy branżowe w Polsce. Koszt budowy dla konkretnego zakresu rozkłada na czynniki przegląd cenników MVP w Polsce w 2026 roku.